Alhamdulillah segala puji syukur tetap selalu kita panjatkan kepada Allah SWT. Sehingga Penulis bisa merampungkan postingan kali ini. Namun demikian Penulis menyadari bahwa postingan kali ini masih banyak kekurangan-kekurangan dan jauh dari sempurna. Oleh karena itu Penulis meminta Kritik dan Saran dari pembaca, guna memperbaiki kekurangan dalam Postingan kali ini. Semoga postingan ini bisa bermanfaat bagi para Pembaca.
MAIL MERGE
Mail Merge dapat diartikan sebagai suatu sarana yang terdapat didalam Ms.office Word yang mengambil data source beberapa data dari file lain dalam bentuk yang terstruktur.
Manfaat yang dapat kita ambil dalam aplikasi ini yaitu ketika kita ingin membuat surat undangan yang apabila penerima undangan tersebut cuma sedikit yang memungkinkan kita bisa membuatnya satu persatu. Tetapi apabila penerima surat tersebut yang ingin kita undang sangat banyak, kita tidak mungkin membuatnya satu-persatu , menyusunnya, juga mengetiknya. Hal ini tentu saja akan membuang-buang waktu dengan percuma, meninggalkan pekerjaan-pekerjaan kita yang jauh lebih penting. Untuk itu kita bisa memanfaatkan salah satu aplikasi yang ada didalam Ms.Word ini, selain dapat menghemat waktu, kita juga bisa membuat undangan yang lebih banyak lagi secara massal.
Selain untuk membuat surat undangan kita juga bisa membuat beberapa jenis surat yang lain seperti :
- Surat Penawaran Barang
- Surat pemberitahuan
- Sertifikat
- Bisa membuat surat Bisnis
- Pembuatan proposal,dll
Mail merge berfungsi untuk membantu kita dalam menginputkan nama dan alamat yang berbeda yang tidak mungkin kita membuatnya satu persatu dan nantinya akan dimasukkan kedalam sebuah surat yang isi didalamnya sama
Berikut saya jelaskan Langkah-langkah dalam pembuatan Mail Merge didalam Ms.Word :
- Terlebih dahulu kita buka program Ms.office Word, lalu buat sebuah surat yang kita butuhkan serta membuat tabel langsung dari Ms.Word tersebut, disini saya mengambil contoh dari surat diklat atau sobat bisa menggunakan surat yang lain
2. Setelah itu kita masuk pada program Ms.office Excel yang nantinya akan digunakan sebagai data source. Kita buat databasenya terlebih dahulu, isi datanya secara lengkap
.bmp)
3. Setelah database tersebut sudah selesai dibuat, langkah selanjutnya simpan file yang telah kita buat tersebut ketempat yang mudah diingat, seperti di my music
.bmp)
4. Selesai menyimpan file, kita buka kembali surat laporan yang kita buat tadi di Ms.office word. Lalu kita pilih tab Mailings, Kemudian klik Start Mail Merge dan pilih Letters
.bmp)
5. Langkah berikutnya kita tentukan penerima surat dengan cara klik Select Recipients, lalu kita klik Use Exsiting List yang berfungsi untuk mengambil file yang sudah kita buat, selain itu kita juga bisa membuat database baru dengan mengklik Type New List, dan mengambil file dari Ms.Outlook dengan memilih Select From Outlook Contact
.bmp)
Cari dan buka kembali database yang sudah kita buat tadi di Ms.Office Excel, pilih database yang kita simpan tadi dan klik Open
6. Selanjutnya akan muncul tampilan seperti dibawah ini, setelah kita membuka database tersebut di Ms.word
.bmp)
Pilih nama database sesuai yang kita buat tadi yang nantinya akan kita ambil, klik nama database kita berikutnya klik ok, maka akan muncul tampilan seperti berikut :
7. Lalu centang semua file pada radio button yang akan kita ambil, lalu klik Ok, maka akan tampak tampilan berikut :
.bmp)
Coba perhatikan, dikotak tersebut cuma akan tampil beberapa deret huruf dan angka yang merupakan isi dari file yang kita buat, saya beri contoh untuk mengambil inputan nama, coba kita lihat dia ada difile F4, terakhir kita masukkan file tersebut kedalam surat laporan.
Setelah semua sudah dimasukkan, lihat hasilnya dengan mengklik Icon Preview Results, dan klik button next,preview untuk mengecek data kita
Jadi, Mail Merge suatu sarana pembuat surat secara massal yang memungkinkan pengguna untuk membuat surat yang jauh lebih mudah dan efisien meskipun dengan nama dan alamat yang berbeda. Dengan menggunakan dua file berbeda tanpa membutuhkan koneksi internet
Demikian postingan kali ini yang membahas tentang Mail Merge, Kalau ada kekurangan saya mohon maaf
.
